In de uitoefening van haar activiteit als advocatenkantoor, verwerkt GRAND LAWYERS BV (verwerkingsverantwoordelijke) persoonsgegevens van haar cliënten conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (2016/679) en de nationale wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Meer specifiek gaat het in beginsel om voor- en achternaam, geslacht, geboorteplaats/-datum, adresgegevens, telefoon- en/of faxnummer, e-mail, bankrekeningnummer, en alle andere openbare of vertrouwelijk door de cliënt bezorgde gegevens noodzakelijk voor de dienstverlening. Zo de behartiging van het dossier dit vereist kunnen ook andere bijzondere en/of gevoelige gegevens verwerkt worden die door de cliënt ter kennis werden gebracht dan wel bekomen werden binnen de uitoefening van de kantooractiviteiten (bijvoorbeeld gerechtelijke of medische informatie).

De verwerking van persoonsgegevens geschiedt slechts voor een van de volgende doeleinden: (a) wanneer zij noodzakelijk is in de uitvoering van het mandaat gegeven door de cliënt en binnen de uitoefening van de activiteiten als advocatenkantoor, (b) in het kader van de organisatie van het kantoor in haar contacten met bijhorende leveranciers, stagiairs, medewerkers, personeelsleden en desgevallend andere verbonden derden, en (c) wanneer de verwerking vereist om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld boekhoudkundige -).

De duurtijd van de verwerking en het bewaren is niet langer dan absoluut noodzakelijk. Algemeen geldt dat zaakgebonden documentatie bewaard dient te blijven gedurende 5 jaar na afsluiting van het dossier. Een aantal persoonsgegevens, die identificatie en contactname achteraf toelaten, wordt echter langer bewaard, al is het maar met de bedoeling om eventuele belangenconflicten nadien te kunnen uitsluiten. In het geval waar de betrokken persoon een correspondent is die tot het netwerk van experten van het kantoor behoort, worden de gegevens bewaard zolang onze activiteiten plaatsvinden. De persoonsgegevens van zij die een contractuele relatie met het kantoor onderhouden worden bewaard zolang deze band bestaat.

Behoudens in geval van wettelijke verplichting of indien de behartiging van de zaak de bekendmaking aan derden (in het bijzonder correspondenten) vereist, worden de persoonsgegevens te allen tijde geheim gehouden binnen het kantoor.

De cliënt heeft het recht om de bewaarde persoonsgegevens in te kijken, te wijzigen, te wissen of de opslag ervan te laten beperken. Tevens kan de cliënt vragen om de verwerkte persoonsgegevens in leesbare vorm te bekomen.

De mogelijkheid bestaat om een bezwaar te formuleren tegen de verwerking van persoonsgegevens. Dergelijk initiatief dient schriftelijk gericht te worden aan de hierboven genoemde verwerkingsverantwoordelijke via info@grand-lawyers.be. Het verzoek wordt binnen de maand ingewilligd. Het kantoor houdt zich echter het recht voor om deze termijn met twee maanden te verlengen en zal van deze verlenging kennis geven binnen de maand na ontvangst van het verzoek.

Tot slot kan de cliënt zich in geval van klachten omtrent de verwerking van persoonsgegevens steeds tot de Gegevensbeschermingsautoriteit wenden (voor meer info: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen).