Advocatenkantoor GRAND LAWYERS (hierna ook wel “het kantoor”) is een besloten vennootschap (BV) met maatschappelijke zetel te 9050 GENT, Brusselsesteenweg 101a dewelke gekend is bij de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0737.938.683. Haar bestuurder betreft Louis R. DE GROOTE, advocaat bij de balie van Gent. Het kantoor, gevestigd op voornoemd adres, is telefonisch te bereiken via (09) 396 60 30, per fax via (09) 396 60 31 en/of per e-mail via info@grand-lawyers.be.

De advocaten werkzaam bij het kantoor zijn allen lid van de Orde van Advocaten bij de balie te Gent. Zij zijn onderworpen aan de buitenrechtelijke geschillenbeslechting die verankerd is in de Arbitrageregels ereloonbetwistingen van de balie Gent van 17 februari 2009 en de Codex van balie Gent van 29 maart 2018. Voor meer informatie hierover kunt u terecht op www.balie-gent.be.

De beroepsaansprakelijkheid van de advocaten is verzekerd via AMLIN INSURANCE (als hoofdverzekeraar), gevestigd te 1210 Brussel, Koning Albert II-laan 9, onder de polis burgerlijke beroepsaansprakelijkheid van advocaten, Orde van Vlaamse Balies, polis LXX034899, voor een maximumbedrag van € 2.500.000,00. De verzekeringsmakelaar is VANBREDA RISK & BENEFITS. De advocaten van het kantoor zijn ten aanzien van elke persoon aan wie diensten verleend worden niet aansprakelijk voor schade bestaande uit winstderving, dan wel enige andere indirecte schade, ongeacht de voorzienbaarheid van dergelijke verlies of schade. In elk geval zal de aansprakelijkheid van de advocaten van het kantoor beperkt blijven tot het bedrag dat in een welbepaald dossier effectief uitbetaald werd door de verzekeringsinstelling. Indien om welke reden dan ook geen uitbetaling door de verzekeringsinstelling zou plaatsvinden, dan zal de aansprakelijkheid van de advocaten en medewerkers van het kantoor beperkt blijven tot driemaal het totaalbedrag aan erelonen dat in de periode van 1 jaar voorafgaand aan het schadegeval, aan de cliënt werd gefactureerd en door hem voldaan werd. Elk feit dat tot aansprakelijkheid van de advocaten van het kantoor zou kunnen leiden dient op straffe van verval schriftelijk gemeld te worden door de cliënt, uiterlijk binnen de drie maanden na het ontstaan ervan.

Onderhavige algemene voorwaarden zijn toepasselijk op alle diensten die door de advocaten van het kantoor aan cliënten geleverd worden. Andere (desgevallend hiermee strijdige) algemene voorwaarden, toebehorend aan derden dan wel aan cliënten, zullen slechts van toepassing zijn mits voorafgaande uitdrukkelijke en geschreven aanvaarding ervan door de advocaten van het kantoor.

De aanvaarding van een mandaat om in een welbepaald dossier op te treden voor en namens de cliënt, brengt geen verplichting mee voor de gelaste advocaat van het kantoor om zonder uitdrukkelijk akkoord dienaangaande ook in andere dossiers bijstand te leveren. In geval waar het kantoor aangezocht wordt door een ander advocatenkantoor om diensten te verlenen voor een cliënt van laatstgenoemde, brengt dit geen rechtstreekse relatie teweeg tussen het kantoor en de cliënt van het aanzoekende advocatenkantoor. De advocaten van het kantoor engageren zich om zonder verwijl een conflictcontrole uit te voeren en te bevestigen dat er geen belangenconflict voorhanden is noch enig ander beletsel om op te treden. Zowel het kantoor enerzijds als de cliënt anderzijds hebben het recht om de samenwerking naar eigen goeddunken stop te zetten. Bij dergelijke stopzetting zullen de openstaande erelonen en kosten van het kantoor onmiddellijk opeisbaar en betaalbaar zijn.

Alle advocaten van het kantoor zijn gebonden door het beroepsgeheim. Alle documentatie, zoals daar zijn briefwisseling, ontworpen procesakten en adviezen in enigerlei vorm, heeft een principieel confidentieel karakter dat door de cliënt zal worden bewaard en is intellectueelrechtelijk beschermd. Enige bekendmaking aan derden zal slechts mogelijk zijn mits expliciete toelating van de advocaten van het kantoor. De advocaten van het kantoor zullen alle redelijke inspanningen leveren om de vertrouwelijkheid te bewaren doch kunnen niet aangesproken worden in geval van onthulling door overmacht of vergissing. De documentatie zal na afsluiting van de zaak in beginsel bewaard blijven gedurende een termijn van 5 jaar.

De staat van kosten en ereloon van de advocaat valt uiteen in drie onderdelen: het ereloon, de kosten verbonden aan uw dossier en de gerechtskosten. (i) Het ereloon is de vergoeding voor de door de advocaat geleverde diensten. Dit betreffen o.a.: de besprekingen met cliënten (telefonisch/fysiek), de opzoekingen, de redactie van officiële stukken (zoals briefwisseling, conclusies, dagvaardingen) en de vertegenwoordiging voor rechtbanken en hoven. (ii) De specifieke dossierkosten hebben betrekking op de aanmaak en het afsluiten van het dossier, het verzenden van eenvoudige e-mails (zonder adviserende inhoud), fotokopieën, briefwisseling, korte telefoongesprekken (minder dan 10’), aangetekende zendingen, kilometervergoedingen, vaste kantoorlasten (personeel, energie, aansluitingen, abonnementen). Daaronder zijn niet begrepen de occasionele kosten (bijvoorbeeld voor reizen of verblijf) die afzonderlijk aangerekend worden. (iii) De gerechtskosten zijn de kosten die de advocaat heeft moeten voorschieten aan derden, zoals de gerechtsdeurwaarder, de griffie, vertalers en openbare instanties. Deze kosten worden apart vermeld in de staat van kosten en ereloon.

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, factureren de advocaten van het kantoor hun diensten aan een met de cliënt afgesproken uurtarief. De berekening gebeurt in minuten en vangt aan van zodra er aan het specifieke dossier gewerkt wordt, m.u.v. eenvoudige e-mails of korte telefoongesprekken (zie supra). Zo kan gedacht worden aan o.m. het tijdstip van aanmaak/bewerking van een document tot aan het einde daarvan of, bij een verplaatsing, vanaf het verlaten van het kantoor tot aan het tijdstip van terugkeer. De dossierspecifieke kosten waarvan hierboven sprake worden forfaitair aangerekend, d.w.z. via een vooraf meegedeeld percentage op het erelonentotaal. Gerechtskosten zoals in nr. 7 omschreven worden afzonderlijk aangerekend. Het uurtarief kan na verloop van tijd worden aangepast door het kantoor, zonder dat voorafgaandelijk aan de cliënt kennis moet zijn gegeven van deze wijziging. De erelonen en bepaalde kosten van advocaten zijn onderworpen aan de BTW (21 %). Alle ereloonvoorstellen zijn steeds exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders meegedeeld. Afhankelijk van gebeurlijke factoren, zoals daar zijn de urgentie van de zaak, haar complexiteit of het bekomen resultaat, kunnen afwijkende ereloonafspraken gemaakt worden tussen het kantoor en de cliënt. Op verzoek van de cliënt kan te allen tijde een overzicht bezorgd worden van de tot dan toe geleverde prestaties en gemaakte kosten.

Het kantoor is gerechtigd om betaling van een provisie te vragen vooraleer de dienstverlening aan te vatten. Elke factuur van het kantoor wordt uitgedrukt in euro en dient betaald te worden op het daarop vermelde rekeningnummer binnen 14 dagen na de factuurdatum. Bij gebrek aan betaling uiterlijk op de vervaldatum van de factuur, hebben de advocaten van het kantoor het recht om met onmiddellijke ingang hun dienstverlening op te schorten en/of te beëindigen, dit conform de vigerende deontologische regels op hen van toepassing. Bij gebrek aan tijdige betaling zullen vanaf de vervaldatum zonder voorafgaande aanmaning en van rechtswege interesten verschuldigd zijn, naar gelang het geval berekend conform de Belgische wet van 2 augustus 2002 inzake betalingsachterstand (voor professionele cliënten), dan wel aan een conventionele interestvoet van 7 % (voor consumenten). Elke opmerking m.b.t. een factuur dient schriftelijk ter kennis gebracht te worden aan het kantoor, en dit binnen de 14 dagen na ontvangst daarvan. Na het verstrijken van deze termijn wordt de factuur geacht definitief aanvaard te zijn.

De cliënt zal op eerste verzoek van het kantoor de wettelijk bij te houden informatie en documenten (meer bepaald de ken-uw-cliënt-voorschriften (KYC)) ter beschikking stellen. Het kantoor is verder gebonden door de antiwitwaswetgeving, waardoor zij zich verplicht kan zien om aanvullende informatie te verzoeken (bijvoorbeeld omtrent de uiteindelijke begunstigde (UBO) van een vennootschap). Ook aan desbetreffende verzoeken zal de cliënt gevolg geven en zal hij te goeder trouw de gevraagde info verschaffen.

In de uitoefening van haar activiteit als advocatenkantoor, verwerkt GRAND LAWYERS BV (verwerkingsverantwoordelijke) persoonsgegevens van haar cliënten conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (2016/679) en de nationale wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Meer specifiek gaat het in beginsel om voor- en achternaam, geslacht, geboorteplaats/-datum, adresgegevens, telefoon- en/of faxnummer, e-mail, bankrekeningnummer, en alle andere openbare of vertrouwelijk door de cliënt bezorgde gegevens noodzakelijk voor de dienstverlening. Zo de behartiging van het dossier dit vereist kunnen ook andere bijzondere en/of gevoelige gegevens verwerkt worden die door de cliënt ter kennis werden gebracht dan wel bekomen werden binnen de uitoefening van de kantooractiviteiten (bijvoorbeeld gerechtelijke of medische informatie). De verwerking van persoonsgegevens geschiedt slechts voor een van de volgende doeleinden: (a) wanneer zij noodzakelijk is in de uitvoering van het mandaat gegeven door de cliënt en binnen de uitoefening van de activiteiten als advocatenkantoor, (b) in het kader van de organisatie van het kantoor in haar contacten met bijhorende leveranciers, stagiairs, medewerkers, personeelsleden en desgevallend andere verbonden derden, en (c) wanneer de verwerking vereist om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld boekhoudkundige -). De duurtijd van de verwerking en het bewaren is niet langer dan absoluut noodzakelijk. Algemeen geldt dat zaakgebonden documentatie bewaard dient te blijven gedurende 5 jaar na afsluiting van het dossier. Een aantal persoonsgegevens, die identificatie en contactname achteraf toelaten, wordt echter langer bewaard, al is het maar met de bedoeling om eventuele belangenconflicten nadien te kunnen uitsluiten. In het geval waar de betrokken persoon een correspondent is die tot het netwerk van experten van het kantoor behoort, worden de gegevens bewaard zolang onze activiteiten plaatsvinden. De persoonsgegevens van zij die een contractuele relatie met het kantoor onderhouden worden bewaard zolang deze band bestaat. Behoudens in geval van wettelijke verplichting of indien de behartiging van de zaak de bekendmaking aan derden (in het bijzonder correspondenten) vereist, worden de persoonsgegevens te allen tijde geheim gehouden binnen het kantoor. De cliënt heeft het recht om de bewaarde persoonsgegevens in te kijken, te wijzigen, te wissen of de opslag ervan te laten beperken. Tevens kan de cliënt vragen om de verwerkte persoonsgegevens in leesbare vorm te bekomen. De mogelijkheid bestaat om een bezwaar te formuleren tegen de verwerking van persoonsgegevens. Dergelijk initiatief dient schriftelijk gericht te worden aan de hierboven genoemde verwerkingsverantwoordelijke via info@grand-lawyers.be. Het verzoek wordt binnen de maand ingewilligd. Het kantoor houdt zich echter het recht voor om deze termijn met twee maanden te verlengen en zal van deze verlenging kennis geven binnen de maand na ontvangst van het verzoek. Tot slot kan de cliënt zich in geval van klachten omtrent de verwerking van persoonsgegevens steeds tot de Gegevensbeschermingsautoriteit wenden (voor meer info: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen).

De overeenkomst tussen het kantoor en de cliënt wordt beheerst door – en dient uitgelegd te worden in overeenstemming met het Belgisch recht. In geval van conflict voortvloeiend uit de samenwerking cliënt-advocaat, zijn de rechtbanken en hoven van Gent exclusief bevoegd, zij het wel dat het kantoor zich het recht voorbehoudt om een zaak aan te spannen voor de rechtbanken en hoven van de woonplaats van de cliënt en met de nuance dat de ter zake geldende deontologische regels (in het bijzonder wat betreft de tussenkomst van de organen die waken over de beroepsuitoefening) steeds gerespecteerd blijven.

De gebeurlijke ongeldigheid en/of onafdwingbaarheid van een van bovenstaande bepalingen, laat de gelding van de overige algemene voorwaarden onverlet.